«Менеджеры на борту: как успешно онбордить младших сотрудников» — опыт makelove

«Коллеги, нам нужно запустить проект вчера! Давайте побыстрее». С началом делового сезона почти каждое сообщение выглядит именно так. 

Привет! 

На связи Элен, менеджер проектов в makelove — тех самых, которые должны были запуститься ещё вчера. 

В аккаунтской работе темпы — это основа. В темпе продать проект, в темпе забрифоваться, в темпе запускать кампании. Мы марафонцы и спринтеры в одном лице. Но что делать, когда новый менеджер вступает в эту гонку и должен успеть всё выучить и влиться в команду, которая уже бежит на полной скорости?

Онбординг — это процесс адаптации сотрудников в компании, который начинается с первого дня и продолжается до полного вхождения в рабочие процессы. Он помогает понять культуру компании и наладить отношения с коллегами, что особенно важно в условиях высоких темпов работы, как это часто бывает в креативной индустрии.

Для менеджеров, работающих на высоких скоростях, эффективный онбординг становится ключом к быстрому и качественному выполнению проектов. Системный подход позволяет обучить сотрудника основным процессам и подготовить его к будущим вызовам. Когда у нового менеджера есть чёткое понимание своей роли и задач, команда может работать более слаженно, а проекты запускаются быстрее и с меньшими рисками. 

И это работает в обе стороны. Как для руководителя, так и для джуна или интерна, который только вступает на тропу бешеных ритмов в мире креатива и рекламы.

1. Первые дни работы

Для нового менеджера крайне важно почувствовать себя частью команды как можно раньше. Первый рабочий день в makelove всегда начинается со встречи с ключевыми членами команды, где мы рассказываем о проектах и задачах, знакомим с отделами. Новичок должен понять, кто чем занимается, и получить представление о культуре и ценностях агентства.

2. Обзор ключевых процессов и проектов

На этом этапе бадди или наставник проводит новичка по основным бизнес-процессам агентства. Какие у нас этапы работы с клиентами? Как строится общение внутри команды? Как выглядят стандартные документы, брифы и отчёты? Примерно как при первом полёте на самолёте: важно объяснить, как работают основные элементы управления и что делать в нестандартных ситуациях. Наша база знаний, собранная в Craft, отлично справляется с этой задачей; она служит шпаргалкой и всегда под рукой, если нужно что-то подсмотреть и вспомнить.

3. Установление целей и ожиданий

Менеджер должен понимать, что от него ждёт руководство, каких результатов нужно достичь в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Это не просто список задач, а некий «дорожный план», который помогает новичку двигаться по правильному пути.

Например, в makelove у каждого менеджера, начиная со стажёров и заканчивая хедами, есть ИПР (индивидуальный план развития). Когда выходит новый менеджер, мы первым делом обсуждаем KPI и ИПР на первые три месяца. Сколько проектов нужно вести, как быстро нужно влиться в процесс, какие навыки требуется развить. Чёткое понимание этих ожиданий помогает сотруднику сфокусироваться на главных задачах и не теряться в потоке информации, а руководителю  — оценить, насколько пункты были качественно выполнены и над чем ещё стоит поработать. 

4. Наставничество и поддержка

Немаловажно наличие наставника или бадди. В агентстве это старший менеджер или коллега, который помогает новичку быстрее разобраться в тонкостях работы. Хороший и вовлечённый наставник — половина успеха, так как есть человек, к которому можно обратиться за помощью, чтобы задать вопросы или получить совет.

Алёна, младший менеджер в makelove

Мне кажется, в makelove есть чёткая структура введения в проекты и команду. Это не только дружный коллектив и коллеги, готовые дать обратную связь, но ещё и бадди — человек, который помогает быстро адаптироваться и помочь, если возникнут трудности. 

Особенно впечатляет база знаний — всё чётко и понятно, так что изучение материала действительно приносит удовольствие. Даже если что-то забываешь, всегда можно легко найти нужную информацию.

Один из инструментов онбординга — база знаний. Представьте, что это некий «настольный путеводитель» или «чит-код», где собрано всё самое важное и полезное для новичка. В makelove мы решили создать такую базу, используя знакомый всем софт, чтобы новички могли легко вникнуть в ключевые процессы и проекты, не тратя лишнее время на поиск информации. Это не просто «файлик с инструкциями», а целая экосистема знаний: от шаблонов писем до гайдов по работе с клиентами.

Лиза Кошкина, стажёр в отделе аккаунтов

База знаний отлично помогает в систематизации информации о построении бренда, особенно новичку. Мне кажется, что так подробно все сведения об этапах не найти нигде. При этом хорошо продумана навигация, т. е. тебе не нужны дополнительные инструкции, чтобы найти то, что необходимо, чек-лист, док. 

Я человек структуры, поэтому для меня база знаний и другие формы структурирования данных (а у менеджеров есть куча таблиц, файлов, контактов и инструкций, например как вести встречи с клиентом) — это огромная плюшка! Плюс, когда это совмещается с личным пояснением от команды, это супер-пупер!

Изначально, когда мы только взялись за структуризацию и создание базы, выбор пал на всеми любимый Notion, но после его ухода из России перенесли её в Craft. Craft интуитивно похож на Notion в использовании, поэтому выбор был очевиден.

Кстати, автоматизация тоже наш друг. Благодаря таск-менеджеру мы упростили процесс ведения проектов и адаптации сотрудников. Например, создаём для новичка личный план онбординга, где есть чёткий список задач на каждый день. Карточка общая, так что можно задавать вопросы наставнику по каждой задаче прямо в комментариях и получать фидбэк.  

Регулярная оценка сотрудника поддерживает мотивацию и даёт возможность вовремя скорректировать курс. Без фидбэка от руководителя, особенно на старте, новичок может легко потеряться в потоке задач. Поэтому у нас в онбординге есть отдельные пункты под планирование еженедельных один-на-один-встреч с бадди для обсуждения первых успехов, вопросов и просто на поболтать.

Любой процесс в бизнесе нужно измерять, чтобы понять, насколько он работает. Онбординг не исключение. Один из ключевых показателей эффективности — время до первых достижений: как быстро новый менеджер начнёт приносить ощутимые результаты и самостоятельно вести проекты.. 

В makelove через три недели новый сотрудник уже самостоятельно ставит задачи команде, фиксирует и передаёт комментарии, ходит на клиентские встречи, занимается вопросами с документооборотом и в целом выполняет свои базовые обязанности.

Для сравнения раньше, до систематизации онбординг-плана, три недели подряд приходилось ставить встречи через день для объяснения процессов, рассказать о продуктах и т. д. Сейчас наставник встречается с новичком два раза в неделю. Оптимизация времени налицо! 

И за это время можно давать практические задачи, вовлекать на проектах и уже на практике учиться, как быть классным менеджером, не теряя времени на бесконечные встречи, которые могли быть просто информацией в базе знаний (а у нас это уже есть) :)))

Если резюмировать, хороший и качественный онбординг — половина успеха. Вашего личного и человека, который только пришёл в новую среду и точно находится в некой растерянности. 

Описанные выше шаги подходят не только для менеджеров. Так что, если хотите, чтобы сотрудник чувствовал себя уверенно с первых дней и брался за проекты как можно скорее, не забывайте о качественном онбординге. Надеемся, что опыт нашей команды будет полезным и применим в вашей команде тоже!